Dari webinar FreshService di 27 Jan 2021 lalu, kita mendapatkan beberapa hal menarik, terutama apa yang harus dipersiapkan perusahaan di masa pandemi ini.
RETURN TO WORK / KEMBALI BEKERJA
Di masa PSBB kita hanya bisa bekerja 50%, dan sekarang di masa PPKM kita hanya bisa bekerja dengan kapasitas 25%. Lalu bagaimana produktifitas bisa tercapai? Inilah sebabnya perusahaan anda perlu tools yang bisa membantu. Bagaimana persiapan perusahaan ? Saya yakin sekali sekarang perusahaan atau tempat kita bekerja telah dipersipkan untuk bisa menerima karyawan mulai dengan pemeriksaan suhu, perusahaan pasti memonitor kesehatan tiap hari karyawannya, hingga memastikan semua bisa bekerja dengan protokol kesehatan. Kembali bekerja juga mengharuskan ada beberapa penyesuaian, karena sekarang tidak bisa full-team, maka ada tugas yang harus dirubah, prosedur yang dirubah agar bisa offline-online. Penerimaan invoice sekarang cenderung online, semua laporan diusahakan online atau by email. Termasuk juga semua permintaan (request) kepada perusahaan dari karyawan juga diarahkan ke online. Untuk itulah FreshService membantu. Freshservice berbasis cloud, sehingga dapat diakses dari mana saja karyawan bekerja, baik dalam mode WFO (Work from Office) atau WFH (Work from Home) / Remote. Semua permintaan bisa disampaikan via email, atau masuk ke portal FreshService dan ditindaklanjuti sesuai dengan SLA dan tim yang telah ditentukan. Hal ini juga berlaku untuk permintaan cuti, permintaan klaim karyawan selain permintaan dukungan problem terkait IT.
KOLABORASI
Bekerja dan berkolaborasi sekarang menjadi keharusan. Semua bekerja dengan sistemnya masing-masing, baik di sales dengan CRM, bagian admin dengan akunting atau finance system, serta bagian produksi dengan sistem nya sendiri. Bagi beberapa perusahaan besar, sistem ini sudah terintegrasi atau kita kenal dengan Enterprise Resource Planning. Tapi tetap saja ada bagian yang kita harus gunakan pertemuaan meeting dan sekarang digantikan e-meeting . Diskusi tim kecil kita pun sekarang berubah, menjadi diskusi di whatsapp dan messenger lainnya. Termasuk video conference yang menjadi keseharian kita sekarang. Manusia adalah makhluk sosial dan sudah pasti perlu berkomunikasi satu dengan yang lain, terutama dalam bekerja. Kolaborasi dalam FreshService pun dimungkinkan. Permintaan / request dari user dalam perusahaan ditindaklanjuti oleh tim terkait, dan semua dicatat dalam portal FreshService, dan semua bisa melihat progress nya. Semua juga bisa dicatat dalam Project yang ada, dan dilihat progress nya secara detail. Kolaborasi ini sangat penting untuk bisa mencapai tujuan meskipun bekerja secara berjauhan / remote.
REMOTE EXPERIENCE / PENGALAMAN REMOTE
Bekerja secara remote untuk sebagian orang menyenangkan, tapi bisa juga membosankan. Sebagian besar dari kita sangat terbiasa datang ke kantor dan bekerja di kantor, maka tentu kita saat ini mengalami pengalaman luar biasa bekerja di rumah. Ini salah satu bagian dari remote experience yang mau tidak mau kita alami saat ini. Maka sudah saat nya perusahaan harus mengkaji lagi seluruh prosedur (SOP) yang ada agar bisa menyesuaikan dengan kondisi saat ini. Tantangan terbesar bagi perusahaan adalah memastikan tim nya bisa bekerja remote dan tetap mencapai target yang ditentukan. Maka patokannya tidak bisa lagi dari sisi absen / kehadiran, tapi dari target yang ditentukan. Ukuran Key Performance Indicator (KPI) kita harus dirubah, mungkin menjadi OKR (Objective Key Result) . Termasuk penggunaan sistem. Semula kita semua perlu print , isi form dan tanda tangan, sekarang digantikan sistem. Semua permintaan semula menggunakan form dan tanda tangan, sekarang masuk ke FreshService semua. Inilah yang terjadi saat ini dan kita harus menyesuaikan diri.
New Normal Demands pasti akan terus berkembang dari waktu ke waktu, tapi tetap diperlukan adanya :
- sistem yang bisa diakses dari mana saja, artinya harus cloud based
- sistem yang mudah diakses dari any device, artinya harus web-based atau native yang bisa dipasang di smartphone
- sistem yang bisa menyesuaikan dengan prosedur perusahaan (workflow) yang ada.
- sistem yang memastikan terukur (SLA / service level agreement)
- sistem yang dapat melakukan tracking atas tindaklanjut yang dilakukan
- sistem yang bisa mencatat progress (Project)
Maka FreshService menjadi salah satu sistem pilihan banyak perusahaan di dunia untuk menjawab New Normal Demands.
PT DAYA CIPTA MANDIRI SOLUSI selaku partner dari FreshService yang memfasilitasi webinar Cloud Based ITSM with FreshService 27 Jan 2021 dengan menggunakan fasilitas EVENTCERDAS.COM. Hadir dalam kesempatan tersebut, Fanky Christian selaku direktur, Weywey Dermawan selaku CTO, Yessi Ratnasari Silalahi selaku Sales Manager. Webinar dimoderasi oleh Siti Nurmah selaku Markom, dengan menghadirkan Niru Kumari selaku Regional Head Indonesia dan Paul Daniel selaku Solution Engineering dari Freshwork.
Ikuti selengkapnya recording webinar tersebut dibawah ini
Pastikan anda menghubungi dcmsales@dayaciptamandiri.com untuk membantu implementasi ITSM dan ESM (Enterprise System Management) di perusahaan anda.
0 Komentar