Pandemi yang melanda dunia memberi tantangan tersendiri bagi para pelaku usaha dan organisasi di seluruh dunia, berupa adaptasi terhadap perubahan cara bekerja, berkolaborasi, dan berkreasi.
Para pelaku usaha menjadi salah satu kelompok yang paling terdampak, dengan keterbatasan melakukan tatap muka. Mereka harus belajar memanfaatkan teknologi demi melanjutkan produktivitas di tengah pandemi, antara lain melalui hybrid meeting (rapat gabungan) yang mendukung keamanan diri sendiri.
Dengan hybrid meeting, konsep pertemuan tak terikat di lokasi tertentu. Hybrid meeting berarti gabungan dari partisipasi secara langsung dan virtual, online, atau cloud. Misalnya, sebuah rapat dihadiri beberapa orang dari ruang rapat, sementara peserta lain bergabung dari rumah atau lokasi lain.
Hybrid meeting biasanya mencakup partisipasi aktif, interaktivitas, serta kolaborasi. Beberapa waktu lalu, Pentagon menyatakan bahwa konferensi video kini menghubungkan beberapa tempat dengan sejumlah orang, yang mana sebelumnya mereka harus berkumpul dalam satu ruangan untuk berdiskusi.
Hybrid meeting memiliki beberapa keunggulan. Dibandingkan rapat tradisional, rapat gabungan terbukti menghemat biaya. Tidak ada lampu dan AC yang harus dinyalakan terus menerus di ruangan, bagian IT tak perlu menghabiskan waktu lama untuk menyiapkan berbagai hal, kolaborasi antarindividu dan tim juga tetap bisa dilakukan secara efektif meski berada di belahan dunia yang berbeda, tanpa sistem presentasi yang rumit.
Hal yang mutlak diperlukan adalah akses internet berkecepatan tinggi dan konferensi video berkualitas baik. Hybrid meeting membuat seseorang dapat melintasi larangan perjalanan, tetap produktif di tengah karantina dan lockdown, serta menyelesaikan banyak hal tanpa mengabaikan pembatasan yang ditetapkan.
Dalam hybrid meeting sendiri, konten visual dan konferensi video menjadi bagian vital. Rapat akan berjalan efisien jika muatan visual langsung menuju topik sebagai pengganti bagan dan dokumen. Selain akses internet, hybrid meeting dapat dimaksimalkan dengan penggunaan proyektor cerdas, pengaturan manajemen akun terpusat, dan akses cloud.
Tanpa konektivitas internet yang baik, hybrid meeting akan menjengkelkan karena terjadi video buffering dan komunikasi yang tersendat. Keberadaan panel datar interaktif atau proyektor nirkabel dengan akses internet akan amat mendukung kelancaran rapat, dengan fungsi sebagai hub untuk perangkat pribadi para peserta rapat, mulai dari laptop sampai ponsel.
Sementara, sistem manajemen konten terpusat ditambah penyimpanan cloud seperti OneDrive, Google Drive, atau DropBox akan memudahkan anggota tim untuk berbagi file, memperbarui konten, dan bersama mengerjakan proyek. Cara ini terbukti lebih cepat daripada surat elektronik (surel) yang memiliki keterbatasan jenis dan ukuran file.
Hal berikut yang juga penting dalam hybrid meeting adalah sistem presentasi yang tepat untuk menghasilkan video dan audio berkualitas. Sebagai pengganti keharusan tatap muka secara fisik, hybrid meeting membuka kemungkinan meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim dengan tetap memperhatikan aspek kemanusiaan dan kohesi.
Sumber: https://m.cnnindonesia.com/teknologi/20210331112240-190-624280/hybrid-meeting-untuk-tingkatkan-kolaborasi-dan-produktivitas
0 Komentar