Bicara transformasi digital, sekarang mulai tidak bisa terpisahkan dengan layanan Software As A Service (SaaS), mengapa? Mari kita bedah.
Banyak perusahaan bertransformasi, berubah semasa pandemi. Maka beberapa tren muncul. Mulai dari perusahaan harus punya website, kemudian punya app (aplikasi yang dipasang di smartphone kita). Demikian juga dengan penggunaan sosial media. Penggunaan kanal sosial media memang sangat besar semasa pandemi, bahkan hingga sekarang. Tapi ternyata ini pun bukan sepenuhnya merupakan transformasi digital.
Kami sendiri, karena perusahaan IT tentu sudah punya website sejak kami berdiri, dan sosial media sudah menjadi keharusan. Tapi semua aplikasi mungkin tadinya banyak yang dipasang di server lokal, sekarang sudah melihat opsi lain, yaitu menggunakan aplikasi yang tersedia berbasis cloud. Maka 2 kata kunci utama dalam transformasi digital, yaitu simplifikasi (penyederhanakan) dan optimalisasi proses bisnis menjadi hal penting.
Software as a service, secara sederhana, kita akan menggunakan software (aplikasi) yang dikembangkan dengan adanya 2 kesamaan ini, yaitu simplifikasi dan optimalisasi. Simplifikasi , penyederhanaan secara penggunaan, proses bisnis selalu menjadi kunci utama dalam transformasi digital. Proses yang tadinya rumit, menjadi sederhana. Proses yang tadinya banyak manual, sekarang hanya tinggal akses via website, bahkan hanya tinggal upload gambar saja. Jurus simplifikasi ini juga digunakan oleh berbagai software ERP yang justru menekankan agar perusahaan mengikuti proses bisnis mereka, daripada mengembangkan proses bisnis yang mengakibatkan kostumisasi software yang lebih rumit.
Salah satu kegagalan transformasi digital terkait implementasi software, terutama ERP juga karena kerumitan proses bisnis yang terjadi di negara kita. Dan tiap perusahaan merasa punya proses bisnis yang unik, sehingga harus terjadi kostumisasi. Padahal proses kostumisasi akan mengakibatkan waktu lebih lama, disamping biaya yang lebih besar.
Simplifikasi ini juga yang dianut oleh Paessler yang menghasilkan produk software PRTG, yang selama ini menyediakan software monitoring system berbasis onpremise, dipasang di tempat konsumen. Semenjak tahun lalu, PRTG menyiapkan PRTG Hosted Monitor, prtg yang dipasang di cloud, sebagai software as a service.
Dengan adanya aplikasi yang berbasis cloud, seperti PRTG Hosted Monitor maka perusahaan tidak harus menyiapkan server sendiri untuk instalasi di tempat mereka. Konsep simplifikasi juga ditemukan di cara ini, karena semua menggunakan aplikasi yang sama, dengan proses bisnis yang sama. Jadi memang kunci dari keberhasilan software as a service adalah simplifikasi, penyederhanaan.
Maka tidak heran, jumlah aplikasi yang dikembangkan di Indonesia pun berkembang pesat. Mungkin kita tidak perhatikan, tapi aplikasi akunting yang semula onpremise, sekarang menjadi aplikasi akunting online. Aplikasi POS (Point of Sales) juga berkembang, demikian juga dengan aplikasi CRM dan HR. Tidak ketinggalan aplikasi lain yang lebih rumit, seperti ERP pun sekarang ditawarkan dengan pola SaaS.
Poin kedua dari SaaS untuk transformasi digital adalah optimalisasi proses bisnis. Dulu tidak terbayangkan. Implementasi software akunting saja perlu kostumisasi, sekarang semua yang implementasi sistem akunting, gunakan pendekatan proses bisnis yang sama. Beberapa software lainnya juga demikian, ERP, HR, POS, umumnya punya proses bisnis yang sama, sehingga bisa dijadikan aplikasi SaaS. Maka saya setiap kali bertemu dengan pelanggan yang ingin kostumisasi software, saya selalu tanya, aplikasi apa, bila umum proses bisnisnya, lebih baik gunakan yang SaaS.
Itu juga yang bisa kita lihat dari aplikasi seperti PRTG Hosted Monitor, daripada membuat kostumisasi proses bisnis, lebih baik gunakan yang ada, dan kitalah yang menyesuaikan proses bisnis nya.
Tantangan terakhir dari aplikasi SaaS adalah migrasi dan integrasi. Migrasi biasanya diawal saja, saat implementasi, kita harus mengeluarkan data dari aplikasi lama, ke aplikasi berbasis SaaS. Kebanyakan metode cutoff yang digunakan. Ada beberapa yang tetap menjalankan aplikasi lamanya, yang cenderung on-premise, tapi mulai paralel menjalankan sistem berbasis cloud atau SaaS. Ada beberapa aplikasi yang tidak bisa semuanya pindah ke cloud secara langsung, maka proses paralel dilakukan di awal, tapi selanjutnya 'pindah' semua ke aplikasi SaaS. Berikutnya adalah integrasi. Ada beberapa keperluan perusahaan / instansi untuk bisa tetap menggunakan aplikasi lain, sehingga integrasi melalui API biasanya menjadi opsi utama. Sehingga mereka tetap bisa gunakan aplikasi SaaS tetapi tetap bisa terintegrasi dengan aplikasi lainnya.
Jadi transformasi digital berbasis SaaS akan sukses bila;
- Menyederhanakan apa yang ada. Simplifikasi, karena tidak harus investasi server, perangkat dll, untuk menjalankan sistem.
- Optimalisasi proses bisnis. Bila proses bisnis itu umum, gunakan saja SaaS. Periksa juga seberapa jauh bisa kostumisasi untuk kebutuhan perusahaan/instansi.
- Migrasi. Pastikan data yang lama bisa dimigrasi bila perlu data yang lama harus bisa diakses. Bila tidak maka cukup cutoff, data aplikasi yang lama diakses di aplikasi yang lama, sedangkan data baru semua ada di SaaS.
- Integrasi. Aplikasi SaaS tetap mungkin perlu integrasi dengan aplikasi yang lain, pastikan ada opsi integrasi, umumnya melalui API.
Disamping semua hal teknis diatas, pastikan sumber daya manusia pengguna aplikasi SaaS juga siap.
Tetap semangat bertransformasi digital di tempat anda, dan jadilah digital transformation captain.
0 Komentar